Menulis berita acara serah terima dokumen atau barang tidak bisa sembarangan. Terdapat cara-cara yang harus kamu terapkan supaya berita acara bersifat formal atau resmi dan diterima oleh kedua belah pihak. Walaupun terkesan sulit, sebenarnya menulis surat serah terima barang cukup mudah dilakukan.
Baca Juga : Tips, Contoh, Cara Membuat Proposal dengan Baik & Benar
Hal terpenting adalah harus mengikuti cara-cara yang harus dilakukan, maka kamu bisa menuliskan surat dengan baik dan benar. Kamu juga bisa mengikuti contoh surat serah terima barang untuk dijadikan referensi dalam menulis. Dua hal tersebut bisa diterapkan untuk buat surat tersebut.
Cara Mengisi Surat Serah Terima Barang
Terdapat beberapa cara dalam membuat surat berita acara serah terima barang. Cara-cara ini bentuknya berurutan sehingga kamu harus mengikuti secara berurutan dari tahap awal hingga tahap akhir. Berikut ini cara-caranya:
Judul Surat Berita Acara
Cara pertama adalah menulis judul di surat berita acara. Biasanya judulnya yakni “Berita Acara Serah Terima Barang” dan terletak di bagian atas surat. Letaknya berada di bagian tengah dan harus menggunakan huruf kapital semua. Jangan lupa untuk menulis dengan format bold dan underline.
Jika berasal dari institusi resmi, maka surat tanda terima barang harus disertai kop surat institusi tersebut. Tujuannya agar surat tercatat di oleh bagian tata usaha perusahaan, lebih bersifat resmi dan bisa dipertanggungjawabkan oleh kedua belah pihak.
Tulis Waktu Serah Terima dengan Lengkap
Selanjutnya adalah tulis waktu serah terima dengan lengkap. Di paragraf awal tulis dengan lengkap mengenai jam serah terima, hari apa dilakukannya, tanggal berapa, bulan apa, dan tahun berapa.
Tulis waktu kejadian serah terima dalam bentuk paragraf tulisan, supaya informasi tentang waktu jadi lebih jelas.
Tulis Nama dengan Lengkap
Pihak yang menerima ataupun memberi harus dicatat secara detail. Kamu harus menulis secara detail seperti nama, jenis kelamin, tempat tanggal lahir, alamat rumah, pekerjaan, jabatan, dan lain sebagainya. Jangan lupa juga untuk mencantumkan nomor identitas seperti KTP, SIM, dan NPWP jika dibutuhkan.
Tulis Nama Barang
Pada paragraf berita acara pengembalian barang dijelaskan juga mengenai nama barang yang akan diserahkan. Jelaskan mengenai nama barang dan tipe produk tersebut. Menuliskan nama barang sangat penting karena agar kedua belah pihak mengetahui mengenai identitas barang dengan jelas.
Kedua Belah Pihak Harus Tanda Tangan
Cara menulis surat tanda terima barang lainnya adalah harus ada tanda tangan dari kedua belah pihak. Kolom tanda tangan berada di bagian bawah materai dan tidak bisa diwakilkan. Untuk memperkuat secara hukum, kamu bisa membubuhkan materai di tanda tangan tersebut.
Sebagai tambahan, kamu juga bisa meminta para saksi untuk menulis di form tanda terima barang supaya berita acara semakin kuat. Dengan tambahan tanda tangan dari saksi maka bisa menjadi bukti bahwa ada kehadiran saksi dalam proses persetujuan dan penandatanganan surat serah terima barang.
Contoh Surat Serah Terima Barang yang Baik dan Benar
Berikut ini contoh surat tanda terima barang yang bisa kamu jadikan referensi saat menulis surat berita acara serah terima barang. Selain itu, ini juga merupakan contoh berita acara serah terima barang dinas, contoh tanda terima barang, dan contoh tanda terima barang Word
BERITA SERAH TERIMA BARANG
Nomor : 1356-775-2021
Di hari Senin tanggal 7 Juni 2021 bertempat di Kantor PT Sasana Muda Sejahtera terjadi acara serah atau terima barang. Adapun acara serah atau terima barang ini dilakukan dengan tujuan untuk melaksanakan pembangunan Waduk Gajah Mada, Jawa Tengah.
Kegiatan penyerahan dan penerimaan barang untuk pembangunan ini secara sadar dilakukan oleh kedua belah pihak yang terdiri dari:
Nama Lengkap Pihak Penyerah : Surya Atmaja
Jabatan : Direktur Utama PT Adiguna Widodo Artha
Selaku penanggung jawab perseorangan sebagai pihak yang menyerahkan:
Nama Lengkap Pihak Penerima : Dimas Ario Bayu
Jabatan : Direktur Utama PT Sasana Muda Sejahtera
Sebagai pihak yang menerima barang sebesar: 15 Unit Pipa Bor dan 5 Unit Genset
Pihak yang Menerima: Pihak yang menyerahkan:
(Tanda Tangan, Materai dan Stempel)
Surya Atmaja Dimas Ario Bayu
Contoh Surat Serah Terima Uang
Rekomendasi contoh selanjutnya adalah contoh surat tanda terima atau surat serah terima uang. Contoh ini bisa menjadi referensi kamu saat ingin membuat berita acara serah terima uang dan lain sebagainya. Berikut ini contoh selengkapnya:
BERITA SERAH TERIMA UANG
Nomor : 5567-3231-2021
Melalui acara yang dilakukan pada Selasa tanggal, 8 Juli 2021, kami pihak melakukan tanda tangan di bawah ini yang terdiri dari dua belah pihak yaitu:
Nama Lengkap : Ahmad Ibrahim
Jabatan : Kepala Koperasi Wijaya Makmur
Untuk selanjutnya disepakati disebut PIHAK PERTAMA, dan kemudian adalah:
Nama Lengkap : Susan Fatimah
Jabatan : Bendahara Koperasi Wijaya Makmur
Untuk acara serah terima ini disebut PIHAK KEDUA.
Berdasarkan surat berita acara ini PIHAK PERTAMA menyerahkan sejumlah uang yang nilainya Rp 10.000.000-, kepada PIHAK KEDUA. Caranya ditransfer melalui BNI di Nomor Rekening 1456-7778-9898- atas nama Koperasi Wijaya Makmur.
Dengan ditandatanganinya berita acara ini, maka pengelolaan keuangan Koperasi Wijaya Makmur selanjutnya menjadi tanggung jawab PIHAK KEDUA.
Demikian Surat Berita Acara ini dibuat dan ditandatangani kedua belah PIHAK dengan sebenarnya untuk dipergunakan sebagaimana mestinya
PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA
Yang Menerima, Yang Menyerahkan,
(Tanda Tangan, Materai, Stempel)
Susan Fatimah Ahmad Ibrahim
Tips Mengisi Surat Berita Acara Serah Terima Barang atau Uang
Setelah mempelajari mengenai contoh surat tanda terima, tahap selanjutnya adalah mengetahui tips mengisi surat berita acara serah terima barang. Terdapat tips-tips yang harus kamu perhatikan agar proses penulisan bisa dilakukan dengan benar dan tidak terjadi kesalahan.
Semua Pihak Harus Tercatat dengan Baik
Pertama, pastikan semua pihak yang terlibat tercatat dengan baik. Tulis nama lengkap dan jangan sampai ada yang salah dalam penulisannya.
Selain itu catat juga saksi yang melihat serah terima tersebut. Untuk itu, disarankan untuk menuliskan absensi peserta baik yang ikut tanda tangan ataupun pihak saksi.
Buat Salinan Surat Berita Acara
Selanjutnya adalah membuat salinan surat. Hal ini sangat penting karena surat berita acara memiliki nilai yang sangat tinggi. Demi mencegah sesuatu yang tidak diinginkan misalnya kerusakan pada surat utama, maka kamu harus membuat salinan surat, untuk mengantisipasi hal tersebut terjadi.
Tulis Sesuai Kaidah Bahasa
Terakhir adalah pastikan kamu menulis kaidah sesuai dengan bahasa Indonesia. Perhatikan tanda baca, huruf kapital, ejaan, dan lain sebagainya. Menulis dengan kaidah yang baik sangat penting karena surat berita acara sifatnya formal.
Menulis surat berita acara serah terima bisa dengan membaca contoh surat serah terima barang. Alasannya agar kamu bisa mengerti mengenai cara dan format penulisannya. Dengan rajin menulis surat serah terima, dapat melatih kamu supaya menjadi lebih mahir dalam menulis surat tersebut.
Memang pada awal penulisan, terasa sangat sulit. Namun, jika kamu mau berusaha pasti kamu akan terbiasa dengan cara menulis surat berita serah terima barang dengan baik.